Cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis penting untuk diketahui supaya pemakai tidak usah membalas pertanyaan yang mirip dari customer satu per satu. Pada saat pandemi seperti ini tidak ada pelaku bisnis yang mau dituduh mengabaikan customer, maka penting bagi pebisnis membuat pesan otomatis jika belum sempat membalas pesan secara langsung. Apakah mudah membuat pesan otomatis ini? Mari kita ikuti langkah-langkahnya:
1. Membuka Aplikasi WhatsApp Business
Aplikasi WhatsApp Business bisa diunduh di Google Play Store. Aplikasi WhatsApp Business ini sasaran utamanya ditujukan pada pelaku bisnis kecil seperti UMKM. Dengan aplikasi WA Business ini pelaku bisnis bisa mencantumkan nama, alamat, keterangan bisnis, barang yang dijual dan harganya. Pemakai akun juga bisa menambahkan foto-foto jenis barang dan variannya seperti warna atau ukuran yang tersedia.
Tidak hanya itu, hal terpenting yang harus diperhatikan adalah pebisnis juga dapat menyebar pesan langsung atau disebut juga chatbot sehingga tidak usah terus-terusan mengetik untuk memberi jawaban atas persoalan serupa. Itu bisa dilakukan bila pemakai tahu cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis.
2. Menyentuh Tiga Titik di Pojok Atas
Cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis diawali dengan menyentuh bagian pojok kanan atas dari aplikasi yang telah diunduh. Pilih “Settings” dengan cara menyentuhnya. Kemudian sentuh “Business settings”. Langkah berikut adalah memilih “Away Message” lalu ketikkan message yang pemakai ingin pelanggan membacanya.
Contoh: “Halo Terima kasih telah menghubungi. Saat ini sedang tidak ditempat, namun akan membalas pesan secepatnya.” Setelah pesan ditulis sentuh “OK”. Jika tidak ingin mengetik suatu, pelaku usaha bisa memilih message template yang disediakan WA Bisnis.
Jika pebisnis ingin sebaran langsung terkirim otomatis, pebisnis bisa menyentuh “Always Send.” Dan pebisnis bisa mengklik “Custom” untuk menyebarkankan message dengan langsung pada saat tertentu. Pebisnis juga bisa mengklik “Outside of business hours” pada layar androidnya jika bermaksud mengirim sebaran langsung saat jam buka usaha sudah tutup.
3. Memilih Siapa yang Akan Menerima Balasan
Cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis selanjutnya adalah memilih pelanggan mana yang diinginkan untuk menerima pesan otomatis itu. Pemakai bisa menyentuh opsi “Everyone” guna mengirim message pada semua pelanggan tanpa terkecuali saat jam operasi bisnis sudah tutup.
Jika pemakai ingin mengirim message untuk keseluruhan customer dengan nomor yang belum disimpan di contact list pilih “Everyone not in address book”. Jika pemakai ingin menyebar pesan pada customer yang kontak ponselnya ada di daftar kontak, dengan mengecualikan berapa customer, pilih “Everyone except”. Pada tahap terakhir, jika pemakai ingin menyebar pesan pada satu atau beberapa customer tertentu klik “Only send to.”
4. Memilih Waktu Mengirim Pesan
Untuk memilih waktu mengirimkan pesan, pemakai bisa membuka opsi “Schedule” dan disini pemakai bisa menentukan saat pesan disebar dengan memilih satu alternatif dari: selalu mengirim pesan ataupun jadwal yang sudah diatur.
Jika pemakai menginginkan message disebar setiap saat, pilih “Always Send”. Jika pemakai ingin membalas message hanya pada saat tertentu, klik “Custom Schedule”. Opsi “Custom Schedule” ini hanya akan bisa dipergunakan bila pemakai WA Business sudah menginput jam buka pada profil bisnisnya.
5. Menyimpan Hasil Pengaturan
Cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis selanjutnya adalah sesuatu yang tidak boleh dilupakan yaitu menyimpan hasil setting yang telah diatur sebelumnya. Jadi begitu langkah satu sampai empat di atas selesai dilakukan, jangan lupa ketuk “Save” guna menyimpan hasil pengaturan yang sudah dilakukan.
Ada satu hal penting yang perlu diketahui bagi pelaku bisnis yang memakai layanan sebaran langsung. Sebaran langsung cuma terkirim bila smartphone dengan akun WA Business dihubungkan dengan koneksi dunia maya. Bika tidak ada jaringan internet, balasan langsung itu tidak akan terkirimkan.
Itulah lima urutan cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis. Langkah-langkah itu tidak sukar dilakukan, terlebih jika pengusaha sudah terbiasa menggunakan WhatsApp. Ini adalah fasilitas yang patut dimanfaatkan bagi pengusaha kecil dan juga UMKM.